راهنمای جامع ثبت فاکتور خرید در نرم‌افزار سپیدار
فاکتور خرید یکی از فرم‌های کلیدی در فرآیند خرید و تأمین کالا است که در سیستم سپیدار نیز به‌صورت مستقل طراحی شده است. این فرم در واقع نمایان‌گر خرید انجام‌شده از تأمین‌کننده است، اما به‌تنهایی به‌عنوان یک رویداد مالی شناخته نمی‌شود و سند حسابداری برای آن صادر نمی‌گردد. برای دیدن منبع اصلی این مقاله، اینجا را کلیک کنید.
چرا فاکتور خرید در سپیدار رویداد مالی محسوب نمی‌شود؟
طبق اصول استاندارد حسابداری مرتبط با موجودی انبار، صرف صدور فاکتور از سوی فروشنده به معنی انتقال مالکیت کالا نیست. تا زمانی که رسید انبار صادر نشود و کالا تحویل نگردد، مسئولیت و ریسک آن بر عهده خریدار نخواهد بود. پس از تحویل فیزیکی کالا و ثبت رسید، سند حسابداری مربوطه صادر می‌شود.
زمان مناسب ثبت فاکتور خرید در سپیدار
اگر پیش از دریافت کالا، فاکتور از طرف تأمین‌کننده ارسال شود یا فاکتور شامل مواردی چون تخفیف یا هزینه‌های اضافی باشد، ثبت آن از طریق منوی «فاکتور خرید جدید» انجام می‌شود.
مراحل ثبت فاکتور خرید جدید در سپیدار
به منوی «تأمین‌کنندگان و انبار» مراجعه کنید.
از بخش عملیات، گزینه «فاکتور خرید جدید» را انتخاب نمایید.
فرم فاکتور به سه بخش تقسیم می‌شود که هر کدام حاوی اطلاعاتی هستند:
بخش اول: اطلاعات پایه
تأمین‌کننده: فرد یا شرکتی که کالا یا خدمات از آن خریداری شده است.
شماره و تاریخ: شماره فاکتور در سیستم سپیدار ثبت می‌شود؛ تاریخ باید مطابق تاریخ واقعی خرید باشد.
شماره فاکتور فروشنده: این فیلد اختیاری بوده و مربوط به شماره‌ای است که فروشنده درج کرده است.
ارز و نرخ آن: در صورت خرید ارزی، می‌توانید ارز مربوطه و نرخ آن را انتخاب نمایید.
بخش دوم: اقلام فاکتور
کد کالا: با افزودن ردیف جدید، از لیست کالاها مورد نظر را انتخاب کنید.
عنوان و ردیابی: پس از انتخاب کد، عنوان کالا و در صورت نیاز مشخصات ردیابی نیز نمایش داده می‌شود.
واحد، فی و تعداد: واحد شمارش کالا، قیمت واحد و تعداد خرید را وارد نمایید.
محاسبات: جمع مبلغ، تخفیف، اضافات و مبلغ خالص فاکتور به‌طور خودکار محاسبه خواهد شد.
ثبت تخفیف و اضافات
در سطح فاکتور: می‌توانید تخفیف یا هزینه اضافی را به‌صورت کلی برای کل فاکتور وارد کنید.
در سطح هر قلم: امکان افزودن یا کسر مبلغ برای هر ردیف کالا نیز وجود دارد.
بخش سوم: جزئیات تکمیلی
موجودی کالا: نمایش موجودی فعلی کالا در انبارها.
قیمت‌های قبلی: نمایش آخرین قیمت خرید کالا به‌طور کلی و از همان تأمین‌کننده.
امکانات کاربردی فاکتور خرید در سپیدار
تعریف پیش‌پرداخت و ثبت آن در بالای فرم فاکتور.
تقسیط مبلغ فاکتور و تنظیم اقساط دلخواه.
قابلیت ثبت فاکتور به ارزهای مختلف در صورت فعال بودن ماژول ارزی.
امکان کپی‌برداری از فاکتورهای قبلی.
صدور چاپ رسمی از فاکتور ثبت‌شده.
مشاهده، ویرایش یا حذف فاکتورها از فهرست موجود در منوی «تأمین‌کنندگان و انبار».
سوالات متداول
آیا می‌توان فاکتور خرید را پیش از رسید انبار ثبت کرد؟
بله، اما تا زمانی که رسید انبار صادر نشود، سند حسابداری نیز ایجاد نمی‌شود.
آیا امکان ثبت فاکتور خرید به ارز خارجی وجود دارد؟
در صورت فعال بودن ماژول ارزی، این امکان فراهم است.
چگونه از یک فاکتور خرید کپی تهیه کنیم؟
با استفاده از گزینه «تکثیر» در بالای فرم فاکتور می‌توانید نسخه مشابهی تهیه نمایید.
روش چاپ فاکتور ثبت‌شده چیست؟
پس از ذخیره فاکتور، گزینه چاپ در بالای فرم فعال شده و می‌توانید نسخه چاپی را تهیه کنید.
با رعایت این مراحل و نکات، می‌توانید ثبت فاکتورهای خرید را در نرم‌افزار سپیدار به‌صورت دقیق، سریع و مطابق با اصول حسابداری انجام دهید.
